เข้าสู่ระบบสารสนเทศกองกลาง
   
Username :

Password :
 
 
 
----------------------------------
  
   Main Menu
 ---------------------------------
   ระบบสารสนเทศ

ระบบสารบรรณ


ระบบจองห้องประชุม

ระบบบริหารงานสภา มทร.ล้านนา

กองทุนสวัสดิการ มทร.ล้านนา

ระบบบริหารยานพาหนะ มทร.ล้านนา
 ---------------------------------
   Web Statistics

ขณะนี้มีคน online 10คน
Your IP : 54.197.74.130
 สถิติผู้เข้าชมเว็บไซต์

เริ่มนับตั้งแต่วันที่ 9 สิงหาคม 2553
2010© center.rmutl.
All rights reserved

 ---------------------------------
 บทความกองกลาง [งานสารบรรณ]

ค้นหา       
 


การเขียนหนังสือราชการตามวัตถุประสงค์ต่าง ๆ [วันที่ลงบทความ : 22/06/2554] (4941 ครั้ง)


     การเขียนหนังสือราชการตามวัตถุประสงค์ต่าง ๆ
การเขียนหนังสือราชการโดยทั่วไปผู้เขียนต้องคำนึงว่า จะเขียนหนังสือฉบับนั้น ๆ เพื่อสนองวัตถุประสงค์ใด แล้วจึงเขียนให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ดังกล่าว โดยถูกต้องตามชนิด รูปแบบและการใช้ภาษา ในที่นี้ขอแบ่งหนังสือราชการที่เขียนตามวัตถุประสงค์ต่าง ๆ ดังนี้
     ๑. หนังสือสอบถามรายละเอียด
     ๒. หนังสือตอบข้อสอบถามหรือชี้แจง
     ๓. หนังสือนำส่ง
     ๔. หนังสือเชิญ
     ๕. หนังสือขอความร่วมมือ
     ๖. หนังสือตอบปฏิเสธ
     ๗. หนังสือขอความอนุเคราะห์
     ๘. หนังสือตอบขอบคุณ
     ๙. หนังสือตอบรับ
     ๑๐.หนังสือตำหนิ
แนวในการเขียนหนังสือราชการตามวัตถุประสงค์ต่าง ๆ มีดังนี้
๑. หนังสือสอบถามรายละเอียด เป็นหนังสือที่ต้องการข้อมูลหรือบริการอย่างใด
อย่างหนึ่ง ต้องพยายามเขียนให้ผู้รับรับรู้ความต้องการ และตอบข้อสอบถามนั้นให้ตรง มีแนวในการเขียนดังนี้
     ๑.๑ เขียนให้ชัดเจนว่ามีวัตถุประสงค์อะไร
     ๑.๒ ต้องการรายละเอียดอย่างไร
     ๑.๓ ทำไมจึงจำเป็นต้องได้รายละเอียดนั้น
     ๑.๔ เขียนคำถามเป็นข้อ ๆ ทีละประเด็น
๒. หนังสือตอบข้อสอบถามหรือชี้แจง เป็นหนังสือให้ข้อเท็จจริงหรือตอบข้อซักถามแก่ผู้ที่ถามมา มีแนวในการเขียนดังนี้
     ๒.๑ ให้รายละเอียดครอบคลุมทุกเรื่องที่ผู้ถามต้องการให้มากที่สุด
     ๒.๒ ถ้าถามรายละเอียดบางส่วนแต่ไม่สามารถให้ได้ ควรแนะนำให้ไปหาจากแหล่งอื่น
๗๕
     ๒.๓ แสดงไมตรีจิตต่อผู้ถาม โดยเอาใจช่วยให้การดำเนินงานของผู้ถามประสบความสำเร็จ และพร้อมที่จะให้คำแนะนำ หรือข้อชี้แจงในโอกาสต่อไป
     ๒.๔ ในกรณีที่ต้องชี้แจงปัญหาต่าง ๆ ให้บอกข้อเท็จจริงและเหตุผลต่าง ๆ ให้สอดคล้องกัน
๓. หนังสือนำส่ง เป็นหนังสือนำส่งเอกสารหรือสิ่งของสำคัญ เป็นสิ่งยืนยันว่าส่งอะไรไปบ้าง ผู้รับจะได้รู้อย่างชัดเจนว่าส่งอะไรให้บ้าง แนวในการเขียนมีดังนี้
     ๓.๑ แจ้งว่าส่งอะไรไปให้ จำนวนเท่าใด
     ๓.๒ ต้องการให้ผู้รับปฏิบัติอย่างไรกับสิ่งที่ส่งไป
๔. หนังสือเชิญ เป็นหนังสือเชิญบุคคลต่าง ๆ เป็นวิทยากร หรือเชิญเป็นคณะกรรมการ มีแนวในการเขียนดังนี้
     ๔.๑ แจ้งสาเหตุและวัตถุประสงค์ที่เชิญ
     ๔.๒ ให้ความสำคัญของผู้ถูกเชิญ
     ๔.๔ ให้รายละเอียดว่าให้ผู้รับทำอะไร ที่ไหน เมื่อใด
     ๔.๕ แสดงความหวังและความขอบคุณในการรับเชิญ
๕. หนังสือขอความร่วมมือ เป็นหนังสือขอความร่วมมือจากส่วนราชการ หรือบุคคลต่าง ๆ เช่น การขอความร่วมมือในการกรอกแบบสอบถาม มีแนวในการเขียนดังนี้
     ๕.๑ แจ้งสาเหตุและวัตถุประสงค์ที่ทำหนังสือไปให้ชัดเจน
     ๕.๒ ให้เหตุผลในการขอความร่วมมือ
     ๕.๓ ชี้แจงความสำคัญของผู้รับและ/หรือระบุประโยชน์ที่จะได้รับความร่วมมือนี้
     ๕.๔ แสดงความขอบคุณที่จะได้รับความร่วมมือ
     ๕.๕ ให้แจ้งผลการพิจารณาในการให้ความร่วมมือ
๖. หนังสือตอบปฏิเสธ เป็นหนังสือที่มิค่อยได้มีโอกาสเขียนบ่อยนัก แต่จัดว่าเป็นหนังสือที่เขียนค่อนข้างยาก เพราะต้องเขียนให้ผู้รับรู้สึกเห็นใจ และคล้อยตามการปฏิเสธนั้น ไม่เขียนปฏิเสธในลักษณะตัดเยื่อใย ควรให้เหตุผลที่เหมาะสมก่อนแล้วค่อย ๆ ชักจูงไปสู่การปฏิเสธ ไม่ปฏิเสธทันที่ที่เริ่มตอบหนังสือ แนวในการตอบมีดังนี้
     ๖.๑ แสดงความขอบคุณ ชื่นชม หรือชี้คุณค่าของความร่วมมือ
     ๖.๒ ให้เหตุผลอย่างชัดเจนถึงสาเหตุที่ต้องปฏิเสธก่อนการปฏิเสธ
     ๖.๓ ให้ความหวังว่าจะร่วมมือในโอกาสต่อไป
๗. หนังสือขอความอนุเคราะห์ เป็นหนังสือขอความอนุเคราะห์สิ่งของ สถานที่ งบประมาณ หรือบุคคล มีแนวในการเขียนดังนี้
     ๗.๑ บอกความเป็นมาว่า ส่วนราชการเจ้าของหนังสือกำลังดำเนินกิจกรรมอะไร
     ๗.๒ บอกสาเหตุของการขอความอนุเคราะห์
     ๗.๓ บอกความสำคัญขององค์กรผู้รับหนังสือที่มีต่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ
     ๗.๔ ระบุสิ่งของที่ขอความอนุเคราะห์
     ๗.๕ บอกประโยชน์ที่ส่วนราชการเจ้าของหนังสือจะได้รับ
     ๗.๖ แสดงความหวังว่าจะได้รับความอนุเคราะห์และขอบคุณล่วงหน้า
๘. หนังสือตอบขอบคุณ เป็นหนังสือตอบขอบคุณการได้รับสิ่งของต่าง ๆ หรือการได้รับความอนุเคราะห์ต่าง ๆ มีแนวในการเขียนดังนี้
     ๘.๑ อ้างถึงสิ่งที่ขอความอนุเคราะห์
     ๘.๒ แจ้งว่าได้รับอะไร จำนวนเท่าใด
     ๘.๓ ขอบคุณและแสดงให้เห็นว่าสิ่งที่ได้รับมีประโยชน์
     ๘.๔ แสดงความหวังคงได้รับความอนุเคราะห์อีกในโอกาสต่อไป
๙. หนังสือตอบรับ เป็นหนังสือตอบรับการเชิญเป็นวิทยากร กรรมการต่าง ๆ การขอเยี่ยมชมดูงาน เป็นต้น ควรตอบรับตามเวลาที่กำหนดหรือเวลาที่สมควร มีแนวในการเขียนดังนี้
     ๙.๑ ขอบคุณที่ให้เกียรติหรือให้ความสำคัญ
     ๙.๒ แสดงความเต็มใจที่จะช่วยเหลือหรือให้ความร่วมมือ
     ๙.๑ ขอบคุณที่ให้เกียรติหรือให้ความสำคัญ
     ๙.๒ แสดงความเต็มใจที่จะช่วยเหลือหรือให้ความร่วมมือ
๑๐. หนังสือตำหนิ หนังสือตำหนิ หรือหนังสือต่อว่า จะไม่เขียนตำหนิตรง ๆ ในลักษณะ “ด่า” ให้เจ็บใจ แต่จะเลี่ยงเขียนให้สุภาพ มีแนวในการเขียนดังนี้
     ๑๐.๑ อ้างถึง กฎ ระเบียบ
     ๑๐.๒ เขียนเป็นเชิงความบกพร่องของผู้อื่น ไม่ใช่ความบกพร่องของผู้รับหนังสือ
     ๑๐.๓ บอกให้ทราบว่าส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และส่วนรวมเสียผลประโยชน์
     ๑๐.๔ บอกข้อเท็จจริงที่ถูกต้อง
     ๑๐.๕ แสดงความหวังว่าได้รับความเข้าใจ

  ผู้เขียนบทความ : ภานุวัฒน์ วิรัชเกษม     

   
   ภาพ/เอกสาร ประกอบบทความ :


 
กองกลาง สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลล้านนา
128 ถนนห้วยแก้ว ตำบลช้างเผือก อำเภอเมือง จังหวัดเชียงใหม่ 50300 โทรศัพท์ 0-5392-1444 ต่อ 1010 - 1011