กองกลาง ปูทางปฏิบัติการลงนามเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์

งานสารบรรณ กองกลาง จัดเสวนาการชี้แจงการใช้ระบบลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และแนวปฏิบัติด้านงานเอกสาร

ข่าวประชาสัมพันธ์กิจกรรม: กองกลางเสวนานำมหาวิทยาลัยมุ่งสู่สำนักงานดิจิทัล 100%: เดินหน้าใช้ "ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์" เต็มรูปแบบ

กองกลาง งานสารบรรณ ได้จัดการประชุมเสวนาสำคัญเพื่อขับเคลื่อนนโยบายการพัฒนาระบบสารบันอิเล็กทรอนิกส์ (E - Office) และการใช้ ลายมือชื่อดิจิตอล (Digital Signature) หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ การจัดเสวนาในครั้งนี้ได้รับมอบหมายจากทางอธิการบดี ให้กองกลางและสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นผู้ดำเนินการ เพื่อให้บุคลากรเข้าใจและสามารถปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณไปในทิศทางเดียวกัน

นโยบายและการบังคับใช้:

มหาวิทยาลัยได้ออกประกาศเกี่ยวกับการใช้ระบบสารบันอิเล็กทรอนิกส์และ Digital Sign แล้ว โดยการใช้ระบบ eOffice ได้เริ่มดำเนินการมาตั้งแต่ 1 มกราคม 2565 ขณะที่การใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ และพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อรองรับและสนับสนุนให้การทำงานมีความสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัยยิ่งขึ้น ในระยะเริ่มต้นนี้:

• เน้นการใช้งานภายในหน่วยงาน: การใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในระยะเริ่มต้นจะใช้สำหรับเอกสารภายในหน่วยงานเท่านั้น เช่น เอกสารเกี่ยวกับการเชิญประชุม หรือหนังสือแจ้งเวียน
• เป้าหมายสูงสุดคือสำนักงานไร้กระดาษ: นโยบายนี้มุ่งหวังให้มหาวิทยาลัยเป็นสำนักงานที่ทันสมัยมากยิ่งขึ้นและไร้กระดาษ
• การลงนามโครงการ/งบประมาณ: เบื้องต้น กองคลังยินดีที่จะรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเอกสารขออนุมัติโครงการหรือการเบิกจ่าย หากสามารถรวบรวมเอกสารทั้งหมดไว้ในไฟล์ PDF เดียวกันก่อนการลงนาม 

ประเด็นหลักในการเสวนาและวิธีปฏิบัติ:

การประชุมเสวนาได้ชี้แจงรายละเอียดและขั้นตอนการใช้งาน โดยมุ่งเน้น 3 ประเด็นหลัก ได้แก่

1) การขอใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

2) การลงนามด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และ

3) การตรวจสอบความถูกต้อง ของลายมือชื่อ

1. การเตรียม Digital ID:

• บุคลากรจะต้องเข้าสู่ระบบ e - Office เพื่อสร้างและดาวน์โหลด Digital ID.
• Digital ID ประกอบด้วยไฟล์นามสกุล .p12 (ซึ่งบุคลากรต้องจัดเก็บไว้ในเครื่อง) และรหัสผ่านที่ระบบสร้างให้.
• รหัสผ่าน: รหัสผ่านจะถูกกำหนดโดยระบบและไม่สามารถแก้ไขได้เอง. ผู้ใช้สามารถคัดลอกรหัสผ่านไปเก็บไว้ในอุปกรณ์อื่นเพื่อความสะดวกในการเรียกใช้.
• ซอฟต์แวร์ที่รองรับ: สามารถใช้โปรแกรม Adobe Acrobat Reader (ฟรี), Adobe Acrobat Pro (มี License สำหรับบุคลากร/นักศึกษาของมหาวิทยาลัยให้ดาวน์โหลด), หรือ FoxIt PDF Reader (ฟรี) ในการลงนาม.

2. ขั้นตอนการลงนาม:

• ผู้ลงนามต้องเปิดไฟล์ PDF ที่ต้องการลงนาม และใช้เมนู Use a certificate ในโปรแกรม Adobe.
• สามารถปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลของลายเซ็นดิจิตอลได้ เช่น การแสดงชื่อ อีเมล วันที่ หรือเวลา ทั้งนี้ รูปแบบการแสดงผลไม่มีผลต่อการรับรองความถูกต้องทางเทคนิคของลายเซ็น แต่ควรมีการกำหนดรูปแบบมาตรฐานร่วมกันเพื่อความเป็นระเบียบ.
• ข้อควรระวัง: ขณะลงนามจะต้องไม่ติ๊กช่อง Lock document after sign เพื่อให้ผู้มีอำนาจลำดับถัดไปสามารถลงนามต่อได้. การแก้ไขไฟล์ PDF หรือการรวมไฟล์หลังจากการลงนามด้วยลายเซ็นดิจิตอลจะไม่สามารถทำได้ เนื่องจากไฟล์จะถูกเข้ารหัสไว้แล้ว.

3. การเชื่อถือลายเซ็น (Trust Setup):

• ในการตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นที่อยู่ในไฟล์ PDF ที่เซ็นมาแล้ว (Validate License) หากยังไม่เคยตั้งค่า จะปรากฏเครื่องหมายตกใจ.
• บุคลากรต้องดาวน์โหลดไฟล์ TUC Trust Certificate (.cer) และทำการเพิ่ม (Import) เข้าไปในโปรแกรม Adobe Acrobat ในเครื่องของตนเอง เพื่อให้ระบบสามารถตรวจสอบและแสดงเครื่องหมายถูกสีเขียว (เชื่อถือได้) สำหรับลายเซ็นทั้งหมดที่อยู่ภายใต้ Certificate เดียวกัน.

คำแนะนำเพิ่มเติมและการติดต่อสอบถาม:

ทีมงานได้เน้นย้ำให้ผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากช่วยกันเผยแพร่ความเข้าใจให้กับเพื่อนร่วมงาน เพื่อให้การทำงานเป็นไปในทิศทางและมาตรฐานเดียวกัน หากมีข้อสงสัยหรือปัญหาในการใช้งาน สามารถสอบถามและแจ้งปัญหาได้ที่:

• ระบบ help Desk หากยังไม่มี User ในการเข้าใช้งาน eOffice.
• กองกลาง หรือ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ
• งานเลขานุการผู้บริหาร (สำหรับการเสนอเอกสารขึ้นให้ผู้บริหารลงนาม)